Te mivel töltöd az időd?

Hová tűnt a nap? Még annyi dolgom lenne! Miért nincs időm soha semmire? – ezek a mondatok gyakran elhangzanak mindannyiunk szájából. A szomorú hír az, hogy valóban, a nap mindenki számára 24 órából áll. Jó hír viszont, hogy ha nincs is teljes szabadságunk a saját időnk beosztását illetően, nagyon sok múlik rajtunk: ha okosan gazdálkodunk a perceinkkel, a megfelelő prioritásokat szem előtt tartva, a lényeges, az igazán fontos bizony bele fog férni az időnkbe.

Én abszolút hiszek abban, hogy arra van időm, amire akarom. Sajnos a saját környezetemben is gyakran tapasztalom, hogy az emberek mennyire be tudják csapni magukat: azt szajkózzák, hogy nincs idejük például a családra vagy a mozgásra, közben pedig lényegtelen dolgokkal irtózatos mennyiségű időt töltenek el. A probléma az, hogy az ilyen jellegű időpazarlás sokszor csak kívülről látszik. Az időérzék egy nagyon becsapós dolog: van, hogy az órák perceknek tűnnek, és mindannyian ismerjük egy-egy nehezebb helyzetben az ólomlábakon vánszorgó idő fogalmát is. Erre a problémára nyújthat segítséget a tevékenységnapló.

Miért naplózzam az időmet?

Nem fogok hazudni: az időnket, azaz az egyes tevékenységekkel eltöltött perceinket, óráinkat naplózni a világ egyik legidegesítőbb, legunalmasabb dolga. Mégis rettenetesen hasznos, lássuk, miért:

  • Már önmagában az, hogy feljegyezzük a különböző tevékenységekkel töltött időt, tudatosabbá tesz az időnk felhasználását illetően.
  • Megtudjuk, hogy mivel is telik egy napunk. Azaz kiderül, hogy milyen arányban osztjuk fel az időnket az életünk területei között.
  • Olyan információkhoz jutunk, amelyek sokat segíthetnek a későbbiekben az időnk beosztásában.
  • Jobban meg fogjuk tudni becsülni, hogy az egyes tevékenységeink mennyi időt vesznek igénybe, ami hatalmas segítség az időbeosztásunk tervezésekor.

Hogyan csináljam?

A tevékenységnaplónak egyetlen szabálya van: amíg tart a mérés, minden egyes tevékenységet le kell jegyezni a hozzá tartozó időtartammal együtt. Mindet. Az, hogy milyen eszközöket használunk, milyen hosszú ideig írjuk a naplót, milyen részletességgel írjuk fel a dolgokat, már rajtunk múlik. Íme néhány szempont:

  • Eszköz. Használhatunk papírt, tollat, nyithatunk egy elektronikus jegyzetet a telefonunkon, gépünkön, készíthetünk Excel-táblát, használhatunk appokat – ami számunkra kényelmes. Érdemes olyan eszközt választani, amelyet mindig, mindenhonnan elérünk, hogy biztosan belekerüljön minden adat a statisztikába. Ha úgy kényelmes, használhatunk többféle eszközt is, amelyek kiegészítik egymást. Én a noteszemet használom erre a célra, azonban a számítógépemnél töltött idő csak vázlatosan szerepel benne, mivel a gépemen futtatom a RescueTime nevű alkalmazást, ami logolja, hogy milyen hosszan használtam az egyes programokat, illetve mennyi időt töltöttem az különböző weboldalakon.
  • Részletesség. Olyan részletességgel érdemes feljegyezni a dolgokat, hogy kellően informatívak legyenek ahhoz, hogy a későbbiekben következtetéseket vonhassunk le belőle (hiszen ez a célja az egésznek!), azonban a túl sok, túl apró részlet megnehezíti a dolgunkat. Szerintem az elején érzésre be kell lőni, hogy számunkra mi kényelmes, aztán menetközben, az első elemzés után alakíthatunk rajta kedvünkre.
  • Időtartam. Bár ismerek olyan embert, aki folyamatosan naplózza az idejét, szerintem a többségünknek erre nincs szüksége. A tevékenységnapló egy mintavételezés: megmutatja az életünk egy darabkáját időfelhasználási szempontból. Éppen ezért érdemes egy nagyjából átlagosnak tekinthető időszakot kiválasztani, és időnként – ha szeretnénk – megismételni a mérést. Én úgy tapasztaltam, egy hét az, amit még különösebb megőrülés nélkül végig lehet csinálni, illetve ennyi idő már kellőképpen reprezentatív egy elemzéshez is.

Magára a naplózásra alapvetően két módszer létezik:

  • Tevékenységenként: azaz minden alkalommal, amikor átváltunk egyik tevékenységről a másikra, felírjuk az időt és az új tevékenységet.
  • Rendszeres időközönként: tízpercenként, (fél)óránként feljegyezzük, mivel töltöttük ezt az időszakot. Ha túl rövid időtartamot választunk (10 perc), akkor elég idegesítő tud lenni az állandó megszakítás, míg ha hosszabbat (1-2 óra), akkor esetleg elfeledkezünk bizonyos részletekről, és nem is lesz túl precíz a mérés.

Egy egyszerű, de nagyszerű módszer

Nemrégiben találkoztam a 100 kocka módszerrel, ami egyszerűsége és látványossága miatt nagyon megtetszett. Röviden arról van szó, hogy az ébren töltött időnk nagyjából 1000 percből áll, ami 100 darab 10 perces időblokkra osztható; a kérdés: hogyan osztod be a napi 100 kockádat? Ez a módszer mind a tevékenységenkénti, mind pedig a rendszeres időközönkénti méréssel használható, csak sokkal szemléletesebb, mintha táblázatba írnánk az adatokat, és emiatt jobban is érzékelhető a “csaktízpercek” súlya. (Az eredeti cikk itt olvasható.)

tevekenysegnaplo-idomeres-3

(a képre kattintva letölthető nyomtatható formátumban)

A fenti táblázatban lehet követni a napi tevékenységeinket. Számomra az vált be, hogy színkódoltam a főbb napi tevékenységeimet (háztartás, gyereknevelés, munka, sport, a férjemre, illetve saját magamra szánt idő), és a tevékenységek befejeztével a megfelelő színnel besatírozom a megfelelő számú kockát, így nap végére vizuálisan látszik, milyen napom volt (ha elég nagy méretben van kinyomtatva a táblázat, a rubrikákba jegyzetelni is lehet). Ezzel a módszerrel egyébként a mérés végi analízis is sokkal egyszerűbb, csak az egyes színeket kell összeszámolni, és egymáshoz viszonyítani. Ha csak nagyságrendi mérésre van szükségünk, szerintem ez egy nagyon jó módszer.

Amit semmiképp nem úszunk meg: az elemzés

Bármelyik módszert is választjuk, a mérési időszak végén előttünk áll a legfontosabb feladat: az elemzés. Hiába a sok adat, ha végül nem vonjuk le a tanulságokat… Az elemzést talán könnyebb számítógépen (pl. Excel-táblában) elvégezni, de ha nem túl sok és túl részletes az adatmennyiség, akkor kézileg is simán megoldható.

Mit nézzünk?

  • Mire mennyi idő megy el? Csoportosítsuk a tevékenységeket a számunkra kézenfekvő vagy érdekes szempontok mentén (pl. család, munka; fontos – nem fontos; szeretem – nem szeretem stb.), majd nézzük meg, mennyi időt töltöttünk az egyes kategóriákkal. Talán ez a legsokkolóbb része az elemzésnek, hiszen ekkor szembesülünk azzal, hogy ténylegesen hová folyik el az értékes időnk. Gondoljuk át az időbeosztásunkat. Szánjunk több időt az alulreprezentált, ám fontos területekre, és vegyünk vissza a sok időt igénybe vevő, ám valójában nem fontos / másnak fontos / értelmetlen tevékenységekből.
  • Melyek a legaktívabb óráink? Hol van a napi mélypont? Ezekkel a későbbiekben tudatosan tervezhetünk.
  • Vannak-e tömbösíthető feladatok? Nagyon sok idő spórolható meg azzal, ha a hasonló feladatokat egyszerre végezzük el. Keressük meg ezeket a feladatokat a naplóban, és próbáljuk a jövőben ezeket együttesen kezelni.
  • Mik a gyengeségeink? Melyek a fő időrabló tevékenységeink? Tegyünk lépéseket a gyenge pontjaink kivédése érdekében (ha sokunkhoz hasonlóan neked is az internet a fő időrablód, itt ajánlok néhány tippet).

A mérés és az azt követő elemzés minden bizonnyal alakítani fog a saját időnkkel kapcsolatos elképzeléseinken, és jó eséllyel hozzásegít a napjaink tudatosabb beosztásához. Érdemes azonban bizonyos időközönként megismételni a mérést, mert folyamatosan változunk, ugyanakkor hajlamosak vagyunk visszacsúszni a régi szokásainkba.

Legyél az ügyfelem! Egyéni coaching, online tanfolyamok, vállalati tréningek formájában állok rendelkezésedre. Látogass el a honlapomra!

Képek forrása: 1, 2, 3.

Reklámok

Te mivel töltöd az időd?” bejegyzéshez ozzászólás

  1. A nemszeretem dolgokat szoktam lemérni, ez később jól jött, amikor sok munkám volt és legalább tudtam, hogy de ez csak egy óra és belefér az időmbe.
    Persze, mindenkinek arra van ideje, amire akarja, de végtelenségig nem lehet pl. az alvásból sem csípni. Amíg az ember a maga ura, igen, könnyen szervez, de amikor beesik a szomszéd, hogy pakoljuk bútort, mert festet, anyós, hogy neki meg kell látogatnia valakit, vigyük el, gyerek, munka, házimunka, akkor csak rangsorolás van, nem elvégzett összes feladat.
    Nálam a napi-hetirend vált be, ezzel tudom az időt kordában tartani. Leírni nem kell, bár hasznos dolog annak, aki emiatt eszmél, hogy te jó ég, a reggelizés azért egy óra, mert mindenki más időben eszik, utána el kell rakodni és közben még tévét is néztem. Holott ha mindenki egyszerre enne, fél óra lenne csak.

    Kedvelés

    • Pontosan, rangsorolás! És ha sok dolgod van, akkor a szomszéd nem lesz prioritás. Meg kell tanulni nemet mondani – igen, akár anyósnak is. Ezt is jelenti az, hogy arra van időd, amire akarod.

      Kedvelés

  2. Hú de nagyon betalált most ez a cikk! Én sok dologban hatékony vagyok, viszont van egy nagyon rossz szokásom: amikor a férjem fürdeti a gyerekeket és én már elég fáradt vagyok az egész naptól, akkor “céltalanul” netezek. Híreket, FB-ot böngészek, instát nézegetek… Ha ezt az időt keretek közé szorítanám, pl. x idő netezés kiereszteni egy kicsit és utána még valami hasznosat tudnék csinálni, akkor érezhetően több minden férne egy napba. Lehet, hogy csak egy fél órát nyernék, néha mondjuk egy órát, de már az is rengeteget jelentene.

    Kedvelés

      • A fürdetés és mese együtt több, mint fél óra és ha akkor elkezdek a gép előtt bambulni, utána már olyan nehéz felpörögni és csinálni még valami értelmeset…

        Kedvelés

      • Nálunk ugyanez a helyzet… Az üveges szemmel facebookozás szerintem konkrétan kell ahhoz, hogy megújult erővel folytassam az esti dolgokat. Amikor olyan időszak van, hogy hajlamos vagyok belecsúszni az időrabló netezésbe, a StayFocusd alkalmazásra támaszkodom, ami leblokkolja bizonyos időre azokat az oldalakat, amiket mondok – és tök nehéz idő előtt visszakapcsolni. Ez vált be, illetve az esti mozgás, ami dupla haszon: kiváltja az agymosásra használt netezést, mert teljesen kikapcsol fejben, másrészt ad egy energialöketet, ami végigvisz a nap további teendőin. És mindezek mellett is hány meg hány értékes percet netezek el… nagyon résen kell lenni.

        Kedvelés

  3. Azt hittem, te már profi vagy és nem szoktál céltalanul netezni. 🙂 De ezek szerint mindenkinek megvannak a maga kis botlásai. Mondjuk a tudatosítás talán egy nulladik lépcsőfok a megoldás felé…

    Kedvelés

    • Igen, nekem is megvannak a magam sötét kis titkai 😀 Különösen egy-egy húzósabb nap után a gyerekekkel, amiből mostanában elég sok van. De résen vagyok, és igyekszem időben cselekedni – muszáj, különben tényleg elúszik a kevéske kis időm.

      Kedvelés

Vélemény, hozzászólás?

Adatok megadása vagy bejelentkezés valamelyik ikonnal:

WordPress.com Logo

Hozzászólhat a WordPress.com felhasználói fiók használatával. Kilépés / Módosítás )

Twitter kép

Hozzászólhat a Twitter felhasználói fiók használatával. Kilépés / Módosítás )

Facebook kép

Hozzászólhat a Facebook felhasználói fiók használatával. Kilépés / Módosítás )

Google+ kép

Hozzászólhat a Google+ felhasználói fiók használatával. Kilépés / Módosítás )

Kapcsolódás: %s