Rövidítsd a teendőlistád!

A teendőlista a legelterjedtebb hatékonyságnövelő eszköz: mindannyian használjuk, még azok is, akik egyébként nem különösebben érdeklődnek az időmenedzsment rejtelmei iránt. Valóban nagyszerű találmány, hiszen segít abban, hogy úgy érezzük: urai vagyunk a tennivalóinknak és az időnknek, ráadásul nem kell fejben tartanunk minden apró-cseprő ügyet, hiszen a listánkon mindennek helye van.

De ami az előnye, az a hátránya is. A teendőlistának nincsenek igazi keretei, túl egyszerű bedobálni minden ötletet, apróságot, lényegtelen dolgot, aminek eredményeként a listánk nőttön nő, míg végül egy kaotikus, frusztrálóan összevissza, terjedelmes gondolattömeggé válik, amelyben elvesznek az igazán fontos teendőink. A megoldás kézenfekvő, ám valamiért mégis sokan ódzkodnak tőle: rövidíteni kell, szinte a végletekig.

A hosszú teendőlista ugyanis nem reális, frusztráló és halogatásra csábít.

Nem reális, mivel valójában már nap elején pontosan tudjuk, hogy sosem érünk a végére, mégis felírjuk mind a 30 teendőt a listánkra. A reménytelen helyzetünk egész nap nyomaszt, frusztrál a sok-sok tennivalónk – emiatt aztán sokszor inkább bele se kezdünk, hiszen úgyis minek. Jobb esetben ugyan belekezdünk, de hogy haladjunk, daráljuk az egyszerű, gyors, lényegtelen dolgokat, míg a valóban fontos teendőkre nem kerül sor. Egy nem megfelelő teendőlista tehát nemhogy nem segít, de egyenesen kontraproduktív lehet! Végül az sem elhanyagolható szempont, hogy a végtelen hosszú listával megfosztjuk magunkat a nap végi sikerélménytől, hiszen hiába csináltunk meg jónéhány dolgot, kudarcként fogjuk megélni a listán maradt befejezetlen feladatokat.

Ezzel szemben a rövid teendőlista motiváló, célratörő és sikerélményt nyújt.

Motivál, hiszen már reggel látjuk az alagút végét. Tudjuk, hogy ha belevetjük magunkat a munkába, van rá esély, hogy nap végére kipipáljunk mindent, és a jól végzett munka örömével fekhessünk le. Azaz még akkor is sikeresen zárjuk a napot, ha “csak” a lista elemeivel végeztünk. Ezen a ponton pedig eldönthetjük, hogy pihenni vágyunk – és ezt meg is engedjük önmagunknak, ezzel elejét véve a kiégésnek -, vagy van még bennünk energia a listára fel nem került apróságok elvégzésére. Mivel rövid listát írunk, alaposan meg kell fontolnunk, mi kerül rá a listánkra, azaz a prioritásainkat szem előtt tartva kell mérlegelnünk a fontos és kevésbé fontos feladataink között. Azzal pedig, hogy nem aprózzuk el a figyelmünket és az energiánkat, koncentráltan tudunk dolgozni a céljaink érdekében. A rövid teendőlistával tehát sokkal hatékonyabban dolgozhatunk, méghozzá anélkül, hogy fölöslegesen túlhajtanánk magunkat.

Mennyi az annyi?

A cél tehát az, hogy minél rövidebb teendőlistát tudjunk írni. Hogy hány teendő az optimális? Van, aki szerint 1 – ha csak egyetlen dolgot csinálhatnék meg ma, mi lenne az? Mások szerint 3, 5, 6 vagy 10. Van, aki nem számokban gondolkodik, hanem egy post-itre írja fel a napi teendőit. Ahogyan a kis papírcetli, úgy a napunk is véges – azaz ha annyi tennivaló van, hogy nem fér rá a post-itre, valószínűtlen, hogy beleférne a napba. Én vegyesen használom a kétféle elképzelést: a heti teendőlistámra legfeljebb 10 elem kerül, a napjaimat pedig egy közepes méretű határidőnaplóban tervezem meg, ahol a szűkös hely miatt kell mérlegelnem. Amikor már miniatűr betűkkel próbálok beszuszakolni egy újabb teendőt, akkor gyanús, hogy túlvállaltam magam.

rovid-teendolista-3

Rövidíteni, de hogyan?

Az egyetlen ökölszabály az, hogy mindenekelőtt a prioritásainkat tartsuk szem előtt. Igenis férjen bele a napunkba az, ami számunkra és a családunk számára igazán fontos, minden más mehet a levesbe – azaz, ha elmarad, akkor elmarad, persze ha jut rá energiánk, akkor megcsinálhatjuk. Igen, ehhez meg kell tanulni nemet mondani, és az sem árt, ha sikerül elengednünk a perfekcionizmust. Ezenkívül nem árt, ha belátjuk: mindent úgysem fogunk tudni elvégezni.

Természetesen az élet azért nem ilyen egyszerű, így a mérlegeléshez két további módszert javasolok.

Azokat a tennivalókat válasszuk, amelyek a legnagyobb hatással járnak.

Tudjátok: Pareto-elv. Azaz a helyesen kiválasztott 20%-nyi feladattal már 80%-ot teljesítettünk (és feltehetően a maradék 20% teljesítése nem is feltétlenül szükséges, az “elég jó” szintet sikerült elérnünk – amellyel elégedettek is lehetünk, amennyiben nem hajszoljuk a tökéletességet).

Állapítsuk meg, melyek a fontos és/vagy sürgős feladataink.

Az amerikai elnökről, Eisenhowerről elnevezett módszert manapság Stephen Covey hozta be újra a köztudatba. A módszer lényege, hogy minden egyes teendőről eldöntjük: mennyire fontos és mennyire sürgős.

Az elsődleges cél az, hogy a fontos teendőink beleférjenek a napba, legyenek azok sürgősek vagy kevésbé sürgősek. Míg általában a fontos és sürgős tennivalóinkat ösztönösen beválasztjuk a napi teendőink közé, addig a fontos, ám nem sürgős feladatainkat “ej, ráérünk arra még” alapon háttérbe szorítjuk. Pedig ezek a teendők nem véletlenül fontosak! Ebbe a kategóriába kerülnek általában a közép- és hosszútávú terveink megvalósítását célzó tennivalóink (pl. önfejlesztés), a testi-lelki egészségünk megőrzése érdekében végzett tevékenységeink (pl. sport, alvás, kikapcsolódás), valamint azok a tennivalók, amelyek jelenleg nem sürgősek, de ha nem vigyázunk (értsd: halogatunk), könnyedén azzá válhatnak (pl. szakdolgozatírás 4 hónappal a leadás előtt). Tudatosan törekedni kell tehát arra, hogy a fontos tennivalóink beleférjenek a napba – akár sürgősek, akár nem. (Többek között egyébként a napi teendőink szempontjából sem árt, ha véges számú célunk van aktuálisan. A célállításról bővebben itt írtam.)

A nem fontos teendőinkkel kapcsolatban a fő kérdés: miért szerepel egyáltalán a tennivalóink között? Lehetséges, hogy ez valójában egy fölösleges feladat? Nem fontos – esetleg másnak fontos, nekünk igazából nem? A legjobb dolog, amit a nem fontos teendőinkkel tehetünk, az az, ha elfelejtjük őket. Töröljük a listánkról, esetleg passzoljuk át másnak (divatos szóval élve: delegáljuk). Persze sok esetben egyik út sem járható – ilyenkor érdemes a lehető legrövidebb idő alatt végezni velük, de semmiképpen sem az értékes kreatív időnkben! Számlákat befizetni, lépcsőfeljárót takarítani félkómás állapotban is lehet.

rovid-teendolista-2

A képre kattintva letöltheted a táblázatot.

Teendőlista írás 3 egyszerű lépésben

Napi teendőlistát szerintem mindig este előző érdemes írni, ha pedig a hetünket tervezzük, akkor vasárnap este (munkahét esetén akár péntek délután/este). Az esti tervezésnek több előnye is van:

  • lefekvés (hétvége…) előtt kiírjuk magunkból a tennivalóinkat és a kapcsolódó gondolatokat, így elalvás előtt nem “kattogunk” majd azon, hogy mi mindent is kellene másnap elvégeznünk
  • a napot kész teendőlistával indítjuk, s így azonnal belevethetjük magunkat a munkába, ahelyett, hogy a friss délelőtti órákat a teendőlista írással, ezzel a lényeges, de mégiscsak másodlagos, adminisztratív jellegű feladattal töltenénk.

Íme tehát a három lépés:

1. Válaszd ki a 3 legfontosabb feladatot, amelyet holnap el fogsz végezni!

Ha először próbálkozol ezzel a módszerrel, akkor javaslom a bűvös 3-ast. Pár nap után látni fogod, hogy alakulnak a napjaid. Lehet, hogy úgy érzed, belefér még egy negyedik, ötödik feladat is, de az is könnyen előfordulhat, hogy olyan kaliberű feladataid vannak, amelyekből bőven elég naponta 1. Ne feledd: a feladatok kiválasztásának legfontosabb szempontja az, hogy mennyire fontos számodra – azaz mennyire támogatja valamelyik célod elérését.

2. Állítsd a 3 feladatot fontossági sorrendbe!

A napi listán belüli priorizálásnak mágikus hatása van. Egyrészt megkímélheted magad reggel a döntéstől (esetleg a döntési helyzet okozta halogatástól), ha tudod, mivel is kell kezdened a munkát. Másrészt minél fontosabb teendőt pipálsz ki elsőként, annál nagyobb löketet ad a sikerélmény a nap további részéhez. Érdemes megragadni ezt a “mozgási energiát”, és a segítségével gurulni tovább a napon.

3. Reggel kezdj bele az első feladatba, s csináld, amíg nem végzel vele! Aztán folytasd a másodikkal… és így tovább.

Nagyon fontos, hogy tényleg a legfontosabb feladatoddal kezdd a napot: nincs bemelegítés e-mailekkel vagy aprócska rutinfeladatokkal! Mindig az aktuális feladatra koncentrálj: a multitasking már rég nem menő! Ha végeztél a napi 3 legfontosabb teendővel, folytasd a többi feladattal – vagy ha megteheted, dőlj hátra és pihenj. Ma többet tettél le az asztalra, mint az emberek legnagyobb része.

Mi lesz a többi teendővel?

Felmerülhet a kérdés, hogy mi lesz azokkal a teendőkkel, amelyeket idővel szeretnénk elvégezni, de a napi teendőlistánkra nem kerültek fel? A megoldás: egy második teendőlista. Vagy első, ahogy vesszük. Érdemes létrehozni egy nagy gyűjtőlistát, amire minden teendő – legyen az aprócska vagy kiemelkedő jelentőségű – felkerül. Ez a lista a mindennapokban működhet noteszként, ahová bedobálunk minden ötletet, beeső teendőt, s így nem kell észben tartanunk őket. A napi tervezés során erről a listáról válogatjuk össze az x darab napi teendőnket másnapra, azaz a napi teendőlista végső soron a nagy listánk kicsi, ám annál fontosabb szelete. A nagy gyűjtőlistát azonban érdemes bizonyos rendszerességgel átfésülni, s kihúzni mindazt, ami aktualitását vesztette – mert megcsináltuk vagy magától megoldódott, nem akarjuk megcsinálni vagy más fogja elvégezni, vagy egyszerűen csak fölösleges időpazarlás. (Arról megoszlanak a vélemények, hogy a “talán majd valamikor…” jellegű feladatokat is ezen a listán érdemes-e nyilvántartani. Szerintem ha nincs túl sok ilyen terv, akkor fölösleges egy külön listát tartani.)

Sok elektronikus teendőlista program (így az általam használt Todoist is) lehetővé teszi, hogy egyes tennivalóinkat megcsillagozzuk, így azok a lista tetejére kerülnek. Működő módszer lehet, hogy a napi teendőinket a nagy gyűjtőlistán jelöljük meg, s nem vezetünk külön napi teendőlistát. Én azonban ezt mégsem javaslom. Igaz ugyan, hogy vizuálisan némileg elkülönülnek a napi teendőink, de a hosszú teendőlista mégiscsak folyton ott van a szemünk előtt, s tudat alatt nyomaszt, ahányszor csak rápillantunk.

Legyél az ügyfelem! Egyéni coaching, online tanfolyamok, vállalati tréningek formájában állok rendelkezésedre. Látogass el a honlapomra!

Képek forrása: 1, 2.

Reklámok

Vélemény, hozzászólás?

Adatok megadása vagy bejelentkezés valamelyik ikonnal:

WordPress.com Logo

Hozzászólhat a WordPress.com felhasználói fiók használatával. Kilépés / Módosítás )

Twitter kép

Hozzászólhat a Twitter felhasználói fiók használatával. Kilépés / Módosítás )

Facebook kép

Hozzászólhat a Facebook felhasználói fiók használatával. Kilépés / Módosítás )

Google+ kép

Hozzászólhat a Google+ felhasználói fiók használatával. Kilépés / Módosítás )

Kapcsolódás: %s